5 методик тайм-менеджмента, которые изменят Вашу жизнь

1. Используйте таймер «по помидору»
Часто, рабочий день состоит из лавины мелких дел. Каждое дело само по себе небольшое, на 5-10 минут, но для его выполнения нужно отвлечься от текущей задачи. Каждый раз, когда Вы отвлеклись, затем, чтобы вернуться к работе, Вам необходимо время, чтобы настроиться, вникнуть, сосредоточиться, Вы только начали работу и Вас отвлекает уже следующее мелкое дело. И так может продолжаться целый день.

Воспользуйтесь простым, даже, по-хорошему, примитивным сервисом http://e.ggtimer.com/pomodoro , основанным на популярной системе «тайм-менеджмент по помидору». Принцип работы по такой системе элементарен: Вы разбиваете рабочее время на блоки по 30 минут, внутри каждого блока 25 минут максимально сосредоточенной работы и 5 минут на расслабление и решение попутных вопросов.

Никто и ничто не имеет право Вас отвлечь в Вашу 25-минутку продуктивности. Ни-кто и ни-что. Если к Вам подходит коллега, просто скажите ему, что сами к нему подойдете через 12 минут 46 секунд. Отключите звук на телефоне — всем, кто звонил перезвоните, когда у Вас будет перерыв. Рука тянется открыть новостной сайт или почту — скажите руке: «через 8 с половиной минут». Если накопившиеся дела не умещаются в 5 минут, отлично — выделите им отдельную 25-минутку, во время которой Вы будете звонить, отвечать на письма и общаться с тем самым коллегой, по-прежнему, не давая другим делам отвлекать Вас в процессе.

2. Отвечайте на письма блоками
2- 4 раза в день, в зависимости от интенсивности переписки. Каждый раз прерывать работу, когда приходит новое письмо — верный способ угробить день. Много почты? Выделите отдельный 25-минутный блок на переписку.

3. Отключите уведомления социальных сетей
Друг скинул ссылку, коллега задал вопрос, знакомый, которого Вы не видели десять лет спрашивает как дела, слушатель с конференции просит презентацию и все это с диапазоном в 15 минут. Вы посмотрели, ответили, спросили в ответ, переслали и обнаружили, что три часа времени исчезло. Вашего времени. Которое никогда не вернется. Которое Вы могли бы использовать для того, чтобы сделать свою жизнь такой какой бы Вам хотелось. Отключите все уведомления из социальных сетей, отвечайте на сообщения несколько раз в день, также как и в случае с почтой.

Помните: сообщения в социальных сетях — это формат почты, а не формат телефонного звонка. Отвечать на сообщения в социальных сетях сразу же — значит позволить любому человеку отвлечь Вас в любой момент времени по любому вопросу. Вы же удивитесь, если к Вам домой без предупреждения заявится Вас шапочный знакомый просто поболтать? Относитесь к социальным сетям также.

4. Воспользуйтесь сервисом учета времени
Поставьте RescueTime, Toggl или любой другой сервис, считающий, где и сколько времени Вы провели. Уже через неделю Вы наглядно увидите, на что Вы тратите свою жизнь. Проанализируйте, какие из сайтов и программ отнимают у Вас времени больше, чем нужно. Отнесите их к категории деструктивных сайтов, поставьте временное ограничение. Теперь сервис будет следить, чтобы Вы не проводили на подобных ресурсах лишнего времени.

5. Группируйте похожие дела
При выполнении разных задач, задействуются разные участки мозга. Старайтесь объединять похожие задачи в блоки. Разом отвечайте на письма и сообщения. Запланируйте телефонный блок, во время которого Вы совершите все звонки. Аналитические задачи — одним блоком. Задачи по поиску информации — одним блоком. Творческие задачи — оним блоком. Подготовка отчетов — одним блоком.

Вечером Вы обнаружите любопытную деталь — скорее всего, Вы меньше устанете. Причина состоит в том, что постоянное переключение между задачами, постоянная смена «шляп мышления» — выматывает. Ну и, главное, выполняя схожие задачи Вы «разгоняете» этот участок мозга и продуктивность повышается.

 

Ксения Баландина

Я руководитель CRM-агентства Positive2B. Я замужем больше 15 лет, и у нас двое детей. Вова 11 лет и Рита 3 лет. По образованию я программист-аналитик интеллектуальных систем в гуманитарной сфере, если проще - программист-лингвист. Ещё обо мне...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Я в инстаграме

Instagram вернул неверные данные.